Odwołane wizyty w gabinecie stomatologicznym i wolny termin do obsadzenia

Ile naprawdę kosztuje odwołana wizyta

Koszt odwołanej wizyty to nie tylko utracona kwota za zabieg. Czynsz, pensje i amortyzacja sprzętu biegną dalej, a godzina nie wróci. W gabinecie z kilkoma odwołaniami w tygodniu to szybko zamienia się w kilka pustych godzin, które można było sprzedać.

Żeby ocenić skalę u siebie, przez cztery tygodnie zapisuj każde odwołanie i spóźnione przesunięcie. Zaznacz, na ile godzin przed terminem przyszła informacja. Odwołania z dnia na dzień są najdroższe, bo nie ma czasu na zwykłe przeplanowanie grafiku.

Trzy źródła pacjentów na odwołany termin

Lista oczekujących działa najlepiej na zabiegi, które można przesunąć. Przy terminie, który zwolnił się za dwie godziny, sprawdza się pacjent, który szuka pomocy teraz. To właśnie ten przypadek obsługuje pozyskiwanie pilnych pacjentów.

Jak przygotować gabinet, żeby obsadzać terminy w ten sam dzień

Wyznacz jedną osobę, która po odwołaniu od razu publikuje okno. Najlepiej z telefonu, bez wchodzenia do komputera w recepcji. Ustal też, które zabiegi gabinet przyjmuje jako pilne, bo pacjent z bólem pasuje do okna na 30 minut, a pacjent na protetykę już nie.

Druga rzecz to czas odpowiedzi. Pacjent z ostrym bólem zwykle dzwoni do kilku gabinetów jednocześnie i wybiera ten, który odpowie pierwszy. Jeśli zgłoszenie leży godzinę, okno przepadnie. Dobrym standardem jest odpowiedź w kilkanaście minut w godzinach pracy.

Trzecia: nie obiecuj więcej, niż możesz obsłużyć. Lepiej opublikować jedno okno i przyjąć pacjenta bez opóźnienia niż trzy okna i kolejkę w poczekalni.

Rachunek, czy to się opłaca

Weź marżę z jednej pilnej wizyty razem z leczeniem, które zwykle po niej następuje. Podziel koszt planu przez tę kwotę. W planie Dyżur to 399 PLN netto miesięcznie, więc wynik mówi, ilu pacjentów w miesiącu pokrywa abonament. Reszta to zysk z godzin, które inaczej byłyby puste.

Nie obiecujemy liczby zgłoszeń, bo zależy od miasta i pory dnia. Dlatego policz po miesiącu na własnych danych. Szerszy rachunek porównujący kanały znajdziesz w tekście o koszcie pozyskania pacjenta.

Jak ograniczyć liczbę odwołań

Część odwołań da się uniknąć. Przypomnienie dzień przed wizytą i potwierdzenie na wiadomość zmniejszają liczbę niewidocznych nieobecności. Jeśli rezerwujesz wizyty online, możesz prosić o potwierdzenie z wyprzedzeniem. Przy rezerwacjach online przydatne jest narzędzie, które pozwala prowadzić kalendarz wizyt i przypomnienia dla gabinetu.

Nigdy nie da się zejść do zera, dlatego warto mieć plan B na wolne okna. Gabinet, który ma sprawdzony sposób obsadzania terminów, mniej boi się odwołań i nie musi nakładać kar na pacjentów.

Które odwołania da się obsadzić, a które nie

Nie każdy zwolniony termin nadaje się dla pilnego pacjenta. Długi zabieg protetyczny na dwie godziny trudno oddać komuś, kto przychodzi z bólem i potrzebuje 30 minut na zbadanie, znieczulenie i opanowanie problemu. Za to okno na kontrolę, zdjęcie, pierwszy etap leczenia kanałowego albo usunięcie zęba pasuje do wielu pilnych przypadków.

Dlatego warto z góry ustalić, na jakie typy zabiegów gabinet przyjmuje zgłoszenia pilne, i opisać to w profilu. Pacjent widzi wtedy, czego może się spodziewać, a recepcja nie musi tłumaczyć przez telefon, że dziś nie da się przyjąć kogoś z zupełnie innym problemem.

Odwołania z samego rana i po południu mają zwykle inny potencjał. Poranne okno jest trudniejsze, bo pacjent musi je zobaczyć i dojechać w krótkim czasie. Okno po południu łatwiej obsadzić, bo ludzie kończą pracę i szukają pomocy tego samego wieczoru.

Co zrobić z pacjentem, który odwołał

Odwołanie to także okazja do rozmowy. Zaproponuj od razu nowy termin, najlepiej w ciągu tygodnia, bo im dłużej pacjent czeka, tym mniejsza szansa, że wróci. Zapisz powód, jeśli pacjent go poda. Powtarzające się odwołania z tej samej przyczyny, na przykład lęku przed zabiegiem, wymagają innego podejścia niż przypadkowa kolizja w kalendarzu.

Pacjent z lękiem często potrzebuje krótszej wizyty zapoznawczej i spokojnej rozmowy z lekarzem. Pacjent z kolizją w kalendarzu potrzebuje po prostu wygodnej godziny, więc warto mu zaproponować wieczór albo sobotę.

Pierwszy tydzień z pilnymi oknami

1. Zapisz odwołania z ostatniego miesiąca i godziny, które po nich stały puste.
2. Załóż konto gabinetu w <a href="/dla-gabinetow">panelu dla gabinetów</a> i uzupełnij profil.
3. Ustal osobę odpowiedzialną za publikację okna po odwołaniu.
4. Po każdym odwołaniu publikuj okno i odpowiadaj na zgłoszenie w kilkanaście minut.
5. Po miesiącu policz odbyte wizyty i porównaj z kosztem planu.

Najczęstsze pytania